Chaque semaine, en tant que médecin ou professionnel de santé, vous recevez des dizaines de patients, remplissez des dossiers médicaux et rédigez des prescriptions. En utilisant Carepatron, vous simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos patients, vous permettant de vous concentrer davantage sur leurs besoins.
Carepatron est destiné aux généralistes, psychologues, cabinets dentaires, etc ; que ces professionnels de santé soient en cabinet ou en libéral. Nous allons mettre en lumière ses modules clés et identifier ses avantages et inconvénients.
Carepatron : Logiciel pour les cabinets médicaux, médecins, soignants en libéral et professionnels de santé
Carepatron : calendrier et planification
La fonctionnalité de calendrier est la page principale de la plateforme et offre une vue standard, vous permettant de l’afficher par jour, semaine ou mois.
Créer un Rendez-vous
Pour créer un nouveau rendez-vous, il vous suffit de sélectionner un créneau disponible dans le calendrier, de cliquer dessus et de remplir les informations du patient. Vous pouvez choisir parmi une liste de patients existants ou créer un nouveau profil.
Vous pouvez sélectionner des types de services préexistants ou en créer de nouveaux pour un patient spécifique. De plus, sans quitter la fiche de création de rendez-vous, vous pouvez configurer des consultations à distance en ajoutant une fonctionnalité d’appel vidéo via l’application Carepatron ou en intégrant Zoom.
En cliquant sur un créneau libre dans le calendrier, vous pouvez également créer :
- Des tâches pour vos collègues
- Des rappels
- Des réunions
- Indiquer vos heures d’absence
Avantages
La fonctionnalité Calendrier est effectivement pratique et intuitive, même pour les utilisateurs peu à l’aise avec la technologie.
Un avantage notable est la fonctionnalité « Calendrier coloré par », qui permet de coder les couleurs du calendrier :
- Par membres de l’équipe
- Par services
Cette fonctionnalité, bien que courante dans de nombreux PMS, est une addition bienvenue car elle faisait initialement défaut.
Après avoir créé un rendez-vous, directement depuis le calendrier, vous pouvez créer des notes ou des factures, ce qui facilite grandement la réalisation de toutes les opérations sans quitter la vue Calendrier.
Inconvénients
Le principal inconvénient du Calendrier est l’absence de tags lors de la création des rendez-vous. Vous ne pouvez ajouter des tags que dans le profil du patient, ce qui n’est pas très pratique car il est facile d’oublier de le faire avant ou après le rendez-vous.
Il est décevant que Carepatron ne prenne pas en compte le canal d’acquisition et ne le suive pas.
Cela n’est pas surprenant, étant donné que la plateforme manque de fonctionnalités de reporting et d’analytique.
De plus, si différents spécialistes programment des clients en même temps, le système ne fournit pas de notification de conflit. La localisation n’est pas automatisée lors de la planification des rendez-vous. Ainsi, dans les petits cabinets privés où les rendez-vous sont effectués par plusieurs spécialistes dans la même salle, des conflits de planification peuvent survenir.
Ce problème pourrait être résolu par une fonctionnalité affichant les créneaux disponibles (par exemple, codés par couleur) pour une meilleure vue d’ensemble lors de la planification en tant que praticien.
Gestion des clients avec Carepatron
Les dossiers clients sont accessibles via la barre d’outils sur le côté gauche de l’interface, dans l’onglet Clientèle. Ici, vous pouvez voir une liste de tous vos clients, leur statut, des tags que vous pouvez ajouter ou créer, et le personnel assigné à chaque client.
La barre de recherche permet de trouver rapidement un patient spécifique, ce qui est pratique pour les cliniques avec une large base de clients.
Créer un nouveau client
Pour créer un nouveau client, sélectionnez la fonction +Nouveau Client dans le coin supérieur droit. La fiche du client est personnalisable. Vous pouvez ajouter de nouveaux champs aux informations suivantes :
- Détails personnels
- Coordonnées
- Détails du prestataire
- Dispositions
En travaillant dans le profil du client, vous avez accès à des fonctionnalités telles que la création et le téléchargement de documents et de notes, l’ajout de modes de paiement et de factures, et la planification de rendez-vous.
Avantages
Après que certains utilisateurs se sont plaints de l’impossibilité de limiter l’accès aux données des clients, aux documents et aux espaces de travail de santé au sein de la plateforme, l’équipe de Carepatron a résolu ce problème. Désormais, dans l’onglet Votre Équipe, vous pouvez définir des permissions et assigner des clients à chaque membre de votre équipe. Les dossiers clients ne peuvent être consultés que par ceux qui ont une relation directe avec eux.
Une autre avantage est l’option Importer des Clients, qui permet d’importer une liste existante de clients sur la plateforme. Les formats pris en charge incluent .CSV, .XLS et .XLSX.
Inconvénients
Malgré la multifonctionnalité du système CRM, il n’est pas possible de voir tous les emails et messages envoyés et reçus du patient en un seul endroit. Il serait souhaitable d’ajouter un onglet Communications où tout l’historique des interactions avec le patient pourrait être affiché, simplifiant ainsi la recherche d’informations et la résolution des problèmes.
Un inconvénient important est l’absence de tâches associées au patient. Vous pouvez créer une tâche depuis le calendrier et mentionner le nom du patient dans la description, mais cette tâche ne sera pas automatiquement liée au profil du patient.
Certaines catégories de patients, comme ceux souffrant de problèmes de santé mentale, nécessitent une approche plus approfondie impliquant de nombreuses tâches supplémentaires pour le prestataire de soins et le personnel administratif. Si vous ne pouvez pas lier une tâche à un client, il y a un risque qu’elle soit oubliée ou laissée incomplète. Cela est particulièrement pertinent pour les grandes institutions médicales.
Gestion des téléconsultations avec Carepatron
La fonctionnalité Téléconsultation est accessible via l’onglet Appels. Ici, vous pouvez voir une liste de vos rendez-vous de télémédecine programmés et démarrer un appel vidéo immédiatement.
Créer un rendez-vous avec téléconsultation
Lors de la création d’un rendez-vous depuis le Calendrier, vous avez la possibilité d’ajouter un appel vidéo, via lequel vous pouvez effectuer un appel vidéo soit en utilisant l’application Carepatron, soit en intégrant le programme Zoom.
Les patients peuvent entrer dans la salle d’appel vidéo via le lien envoyé avec le rappel de rendez-vous. L’interface de l’appel vidéo est standard et inclut toutes les fonctionnalités nécessaires :
- Partager l’écran
- Ajuster la qualité audio et vidéo
- Appliquer des effets
Avantages
La fonctionnalité Téléconsultation de Carepatron est une plateforme pratique pour les consultations à distance. Son avantage incontestable est qu’elle est disponible même sur le plan gratuit.
L’une de ses forces est sa capacité à s’intégrer avec d’autres services d’appel vidéo tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
Il est important de noter que la plateforme est conforme à la HIPAA, ce qui signifie que toutes les données sont sécurisées et cryptées, garantissant la sécurité et le confort lors des consultations en ligne.
L’équipe a fait un effort et, dans l’une des mises à jour, a introduit une fonctionnalité très attendue par de nombreux utilisateurs : la possibilité de remplir des notes directement pendant l’appel vidéo. Cette fonctionnalité simplifie considérablement le processus de remplissage des documents et vous permet de vous concentrer davantage sur les soins aux patients plutôt que sur la paperasserie.
Inconvénients
Malgré la simplicité et l’accessibilité du module, nous avons constaté quelques limitations.
Premièrement, malgré l’affirmation selon laquelle les patients n’ont pas besoin de s’inscrire pour accéder à la télémédecine, ce n’est pas tout à fait vrai. Seuls les patients ayant accès au portail patient peuvent recevoir une assistance à distance. C’est un inconvénient majeur, car tous les patients ne souhaiteraient pas s’inscrire sur un portail juste pour obtenir une consultation en ligne nécessaire.
Comparé à des services similaires comme Google Meet ou Zoom, l’application Carepatron ne dispose pas d’une fonctionnalité de chat pendant les appels vidéo. Oui, vous pouvez partager votre écran et montrer les informations nécessaires, mais parfois, il est nécessaire de prendre une courte note, ce que vous ne pouvez pas faire actuellement pendant le rendez-vous en ligne.
Notes Cliniques et Formulaires
La section Modèles, située dans le menu de gauche de la plateforme, contient divers modèles de documents, affichés en deux listes : Modèles d’équipe et Communauté Carepatron. Les utilisateurs ont accès à une bibliothèque complète d’options préfabriquées, triées de manière pratique pour une recherche facile. Toutes les notes disponibles sont filtrées par professions et types de documents.
Utilisation des Modèles
Pour utiliser un modèle, il suffit de cliquer dessus, de choisir un client ou un contact auquel lier la note, ou de créer un nouveau contact à partir de zéro.
Important ! Sans le lier à un contact, vous ne pourrez pas utiliser le modèle.
L’éditeur de notes est convivial et équipé des outils essentiels de mise en forme du texte. Pendant l’édition, vous pouvez ajouter des pièces jointes, sauvegarder et imprimer le document.
Avantages
En général, la fonctionnalité Notes Cliniques répond à toutes les exigences modernes. Notamment, elle offre l’option de transcrire l’audio en direct lors de la création de notes. Nous l’avons testée, le système transcrit avec précision la voix en texte, réduisant considérablement le temps consacré à la prise de notes pendant les rendez-vous, car vous pouvez simplement dicter sans taper.
Un autre avantage est l’envoi automatisé des formulaires d’admission aux nouveaux patients lors de la création de leur profil.
Les patients reçoivent un email ou un SMS avec un lien vers le formulaire. Remplir toutes les données nécessaires avant le rendez-vous en personne simplifie le parcours patient et réduit le temps d’inscription à la clinique.
Inconvénients
Un inconvénient majeur est l’impossibilité de télécharger des formulaires d’admission PDF personnalisés sur la plateforme. Les utilisateurs doivent choisir entre les modèles existants, les modifier ou en créer de nouveaux à partir de zéro. Dans l’ensemble, l’importation de fichiers personnels est assez limitée.
Portail Client et Réservation en Ligne
Le Portail Patient de Carepatron sert de tableau de bord personnel pour le patient, lui permettant de planifier des rendez-vous, de les payer en ligne et d’accéder aux formulaires en ligne qu’il a remplis précédemment.
Le lien vers la réservation en ligne se trouve dans l’onglet Calendrier, dans le coin supérieur droit. Vous pouvez envoyer ce lien aux patients, l’ajouter comme bouton sur votre site web ou plateforme agrégatrice de services, ou utiliser le format d’intégration en ligne, qui permet de charger la page de réservation directement sur votre site.
Avantages
Dans les paramètres, vous pouvez établir une politique d’annulation pour votre clinique et définir des pénalités en cas de non-présentation. L’intégration avec Stripe permet les paiements en ligne avant, pendant ou après les réservations de rendez-vous.
Vous pouvez personnaliser l’apparence des réservations en choisissant des schémas de couleurs et en ajoutant votre logo de marque au portail.
Inconvénients
Contrairement à ses concurrents, Carepatron manque de restrictions basées sur le pays. Cette fonctionnalité renforce considérablement la sécurité de la plateforme et prévient les activités frauduleuses.
Malgré son interface moderne, ses nombreuses fonctionnalités et ses options d’interaction avec les clients, la plateforme manque de fonctions de reporting et d’un créateur de liens. L’équipe ne fournit pas la possibilité de recueillir des informations sur les canaux d’acquisition des clients, le nombre d’annulations ou de non-présentations.
L’absence de telles analyses réduit la valeur ajoutée de la numérisation et du stockage des données des patients et des dossiers médicaux. Sans la capacité de générer des rapports basés sur les données accumulées, vous ne pouvez pas identifier vos services les plus populaires, les diagnostics les plus courants ou analyser en détail les non-présentations pour rectifier la situation.
Rappels
La plateforme permet d’envoyer des rappels de rendez-vous via SMS ou email, personnalisables via les paramètres du système.
Vous pouvez personnaliser le moment et la manière dont vos clients reçoivent les notifications : 24 heures, 48 heures avant le rendez-vous, ou toute autre plage horaire. Les rappels peuvent être envoyés depuis le profil du client ou lors de la création d’un rendez-vous ; le système demandera automatiquement si vous souhaitez envoyer des rappels aux participants.
Avantages
Peut-être le principal avantage de la plateforme est la gestion automatique des rappels et des soumissions de formulaires d’admission. Malheureusement, nous avons trouvé beaucoup plus d’inconvénients.
Inconvénients
Par exemple, vous ne pouvez pas modifier le texte ou ajouter votre propre message dans le rappel de rendez-vous. C’est un inconvénient significatif, car cela vous prive de la possibilité de personnaliser les messages et de transmettre le ton de votre marque.
De plus, la plateforme manque d’un emplacement unifié où l’historique complet des communications avec le patient est visible. Sans affichage de l’historique et des rapports, il est impossible de surveiller le pourcentage de messages délivrés et non ouverts, de créer des envois de masse et de travailler systématiquement à l’amélioration de votre service.
Pour envoyer un message au patient, vous devez sélectionner la fonction « Envoyer admission », modifier le texte du message et, si nécessaire, joindre un formulaire, ou laisser le champ vide. Dans ce cas, le patient recevra un email avec un lien vide pour remplir le formulaire. Essentiellement, la plateforme manque de la fonctionnalité permettant d’envoyer un message régulier sans le lier à un rendez-vous ou à la soumission d’un formulaire.
Tarification de Carepatron
Les plans tarifaires de Carepatron sont basés sur le nombre d’utilisateurs. La plateforme propose trois plans au total :
- Gratuit
- Essentiel
- Plus
- Avancé
Le plan Gratuit est une excellente option pour explorer la plateforme sans engagement financier. Les différences entre le plan gratuit et les plans payants incluent :
- Stockage de données limité
- Absence de fonctionnalités de chat vidéo en groupe
- Pas de responsable de support client personnel
- Pas de service d’importation de données gratuit
Il est à noter qu’il n’y a pas de frais supplémentaires lors de l’utilisation de la plateforme.
Cependant, une tarification basée sur l’utilisation pourrait ne pas être la meilleure option si vous avez une grande équipe d’employés. L’onboarding peut prendre un temps considérable, même sur une plateforme à interface conviviale, et entraîner des dépenses supplémentaires.
Conclusion
Après une analyse détaillée de Carepatron, voici notre aperçu concis :
- Facile à utiliser : Carepatron est parfait pour les cabinets de santé de petite à moyenne taille, offrant une interface simple et facile à utiliser.
- Gestion des rendez-vous : Sa planification intuitive des rendez-vous et la gestion des dossiers clients sont louables, répondant efficacement aux besoins de base.
- Capacités d’Intégration : La plateforme s’intègre parfaitement avec des outils tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, améliorant ainsi le flux de travail global.
Carepatron est un choix solide pour les petits cabinets ayant besoin d’outils de gestion de cabinet de base.
Carepatron est un logiciel conçu pour tous les praticiens exerçant en cabinet ou en libéral :
Médecins généralistes
Psychologues et psychothérapeutes
Chirurgiens-dentistes
Kinésithérapeutes
Orthophonistes
Infirmiers
Pédiatres
Gynécologues
Cardiologues
Dermatologues
Ophtalmologues
Ostéopathes
Chiropracteurs
Nutritionnistes et diététiciens
Podologues et pédicures
Urologues
Gastro-entérologues
ORL (oto-rhino-laryngologistes)
Neurologues
Psychiatres
Oncologues
Rhumatologues
Allergologues
Endocrinologues
Radiologues
Ergothérapeutes
